Biežāk uzdotie jautājumi par Erasmus intensīvajām programmām (IP) 

1. Kas ir IP?

Galvenais:

  • īsa studiju programma, kas apvieno vienā studiju telpā studentus un akadēmisko personālu no vairākām augstākās izglītības institūcijām (turpmāk – augstskola);
  • IP var būt vienreizēja aktivitāte vai atkārtoties vairākus gadus (EK maksimālais finansējuma ilgums ir trīs gadi pēc kārtas);
  • studentu un personāla proporcijai jābūt tādai, lai garantētu dalībnieku aktivitāti klasē un veicinātu mācību programmas attīstību, īstenojot IP.

Atbilstības kritēriji:

  • atbilstības periods: no N gada 1.septembra līdz N+1 gada 31.augustam. Izņēmuma kārtā IP beigu datums var būt pēc N+1 gada 31.augusta ar noteikumu, ka IP sākuma datums ir iepriekš minētajā atbilstības periodā;
  • visām iesaistītajām augstskolām (gan koordinējošajai augstskolai, gan partneriem) jābūt piešķirtai Erasmus Universitātes hartai;
  • aktivitātes nevar ietvert pētniecības aktivitātes vai konferences;
  • IP konsorcijam jāsastāv no vismaz 3 dalībiestādēm no 3 dažādām valstīm, kas piedalās MP. Vismaz vienai iesaistītajai iestādei jābūt no Eiropas Savienības dalībvalsts;
  • IP plānotā norises vieta ir MP valstī;
  • minimālajam studentu skaitam, kas ierodas no citām valstīm (t.i., valstīm, kas nav IP organizētājvalsts), jābūt 10;
  • aktivitāšu plānā jāparedz vismaz 10 darba dienas pēc kārtas, kurās tiek veiktas ar IP tēmu saistītas aktivitātes. IP jānorisinās bez pārtraukuma, un ar tēmu saistītās aktivitātes var tikt pārtrauktas tikai nedēļas nogalēs un valsts svētku dienās. Mācībspēki var piedalīties IP mazāk par 10 dienām;
  • IP, kas ir Erasmus Mundus maģistrantūras programmas daļa, nevar tikt pieteiktas finansējumam;
  • IP dalībnieki – studenti un mācībspēki – ir:
    • MP dalībvalsts pilsoņi vai arī
    • citu valstu pilsoņi, kas ir reģistrēti dalībvalsts augstskolā vai strādā dalībvalstī uz to nosacījumu pamata, kādi pastāv dalībvalstī.

2. Kāds ir IP mērķis?

  • sekmēt specializētu tēmu efektīvu un daudznacionālu apgūšanu, kas, iespējams, citādi nemaz netiktu pasniegtas vai arī tiktu pasniegtas tikai ierobežotā skaitā augstskolu;
  • dot iespēju studentiem un mācībspēkiem strādāt kopā daudznacionālās grupās un gūt labumu no īpašiem studiju apstākļiem, kas nav pieejami atsevišķā augstskolā, kā arī aplūkot attiecīgo tēmu no cita skatpunkta;
  • dot iespēju mācībspēkiem apmainīties viedokļiem par studiju saturu un jaunām studiju pieejām, kā arī izmēģināt studiju metodes starptautiskā vidē;
  • sniegt pievienoto vērtību salīdzinājumā ar jau pastāvošiem kursiem, kurus piedāvā projektā iesaistītās augstskolas.

3. Kādām IP tiek dota prioritāte?

Prioritāte tiek dota tām IP, kuras (saskaņā ar 2009.gada pieteikumu konkursa sludinājumu):

  • ir vērstas uz tādām priekšmetu jomām, kurās īsākas programmas dod īpašu pievienoto vērtību;
  • nodrošina programmas dalībnieku ieguldītā darba atzīšanu, vēlams piešķirot ECTS (kredītpunktus);
  • ir tādu integrēto studiju programmu daļa, pēc kuru apguves students iegūst dubultu vai kopīgu grādu;
  • izmanto izteikti starpdisciplināru pieeju;
  • IP sagatavošanai un papildu pasākumiem izmanto IKT piedāvātās iespējas, tā veicinot ilgtspējīgas mācību kopienas attīstību attiecīgajā priekšmeta nozarē.

Prioritāte tiek dota tām IP, kuras (saskaņā ar 2010.gada pieteikumu konkursa sludinājumu):

  • ir tādu integrēto studiju programmu daļa, pēc kuru apguves students iegūst dubultu vai kopīgu grādu (izņemot Erasmus Mundus maģistrantūras programmas);
  • izmanto izteikti starpdisciplināru pieeju;
  • ir vērstas uz priekšmetu nozarēm, kuras Erasmus studentu mobilitātē nav pietiekami pārstāvētas (pārāk liels dalībnieku skaits ir šādās nozarēs: uzņēmējdarbība, sociālās zinātnes, māksla, humanitārās zinātnes, valodas, tieslietas).

Jāievēro, ka 2010.gada pieteikumu konkursa sludinājumā šīs aktivitātes ietvaros nacionālas prioritātes nav paredzētas.

4. Kas nav IP?

  • pētniecības aktivitāte vai konference;
  • rutīnas pasākums bez inovatīvām iezīmēm. IP iesaistītajiem studentiem un mācībspēkiem jāsniedz kaut kas būtiski jauns apmācību iespēju, prasmju attīstības, informācijas pieejamības u.c. ziņā, kā arī jāietver studiju programmu papildinoši elementi.

5. Kādas iestādes var saņemt finansiālu atbalstu IP organizēšanai?

Projekta pieteicējam un visām partneraugstskolām ir jābūt piešķirtai Erasmus Universitātes hartai.

6. Kas ir ieguvējs? Kā saņēmējam aprēķināt izmaksas?

2009./2010.akadēmiskais gads:

  • studenti, kas reģistrēti attiecīgajā partneraugstskolā (pirmā, otrā un trešā cikla programmās);
  • attiecīgās partneraugstskolas akadēmiskais personāls;
  • dalībniekam ir jābūt MP dalībvalsts pilsonim vai šādas valsts atzītam bēglim, bezvalstniekam vai pastāvīgās uzturēšanās atļauju saņēmušam iedzīvotājam;
  • izņēmuma gadījumos var piedalīties arī tās personas, kuras neatbilst šiem kritērijiem, bet tām nav tiesību pretendēt uz ceļa izdevumu un uzturēšanās izdevumu segšanu. Ja tiek iekļauti šādi dalībnieki, tam nevajadzētu būtiski ietekmēt dalībnieku studentu un mācībspēku līdzsvaru;
  • Erasmus studentiem ir atļauts piedalīties IP, kura notiek paralēli viņu studiju periodam. Rēķinot šāda studenta ceļa izdevumus, jāņem vērā augstskola, kurā šis students pavada savu Erasmus studiju periodu.

    Piemēram, ja studenta mājas augstskola ir pilsētā X, Erasmus studiju perioda uzņemošā augstskola pilsētā Y, un IP notiek pilsētā Z, attaisnotie ceļa izdevumi šim studentam IP programmā būs starp pilsētu Y un pilsētu Z un atpakaļ.

Sākot ar 2010./2011.akadēmisko gadu:

IP dalībnieki – studenti un mācībspēki – ir:

  • tās valsts pilsoņi, kura piedalās MP, vai arī
  • citu valstu pilsoņi, kas ir reģistrēti dalībvalsts augstskolā vai strādā dalībvalstī uz to nosacījumu pamata, kādi pastāv dalībvalstī.

7. Vai studenti un mācībspēki ar īpašām vajadzībām var saņemt papildu finansējumu, lai piedalītos IP?

Jā. Persona ar īpašām vajadzībām tiek definēta kā iespējamais dalībnieks, kura fiziskā, garīgā veselība ir tāda, ka viņa piedalīšanās projektā vai mobilitātes aktivitātē bez īpaša finansiāla atbalsta nebūtu iespējama. Pieteikumā sīki jāraksturo personas situācija, individuālās vajadzības un ar tām saistītie īpašie izdevumi. Pamatojoties uz šiem skaidrojumiem, finansēšanas iespējām un attiecīgās valsts likumiem, nacionālā aģentūra (NA) – Valsts izglītības attīstības aģentūra – izvērtēs, vai iespējams piešķirt īpašu finansējumu.

Tiklīdz IP koordinators uzzina (no augstskolas, kas piedalīsies IP), ka IP piedalīsies pasniedzēji vai studenti ar īpašām vajadzībām, IP koordinatoram jāsazinās ar savu NA un jāpieprasa papildu finansējums īpašām vajadzībām.

8. Vai kāda institūcija, kas nav augstskola (asociācija, uzņēmums u.c.), var piedalīties IP kā partneris?

Tā kā šīm institūcijām nav Erasmus Universitātes hartas un nav studentu, tās var piedalīties IP tikai kā ārējie eksperti, bet nevar būt partneri. Tam vajadzētu būt izskaidrotam pieteikuma veidlapā. Tā kā viņi nevar izmantot budžeta līdzekļus, kas paredzēti ceļam un uzturēšanās izdevumiem, viņu dalības izmaksas jāsedz no organizēšanas izdevumiem paredzētajiem līdzekļiem.

9. Vai IP var notikt vairākās vietās?

Atbilstoši pamatnosacījumam IP jānotiek vienā konkrētā vietā. Ja pieteikuma kvalitāte ir laba un minēti pietiekami pamatoti iemesli, kāpēc IP jānotiek dažādās vietās, tas ir pieļaujams. Jāievēro noteikums par 10 nepārtrauktām pilnām dienām, kurās norisinās ar IP tēmu saistīts darbs.
Šādā gadījumā attaisnotie ceļa izdevumi ir šādi:

  • no vietas, kur atrodas mājas augstskola, līdz pirmajai IP norises vietai (tās augstskolas dalībnieku ceļa izdevumi, kura atrodas šai vietā, netiek segti);
  • no pirmās IP norises vietas uz otro IP norises vietu (tiek segti visiem dalībniekiem);
  • atpakaļ no otrās IP norises vietas uz vietām, kur atrodas mājas augstskolas (dalībniekiem, kuri ir no augstskolas, kas atrodas otrajā IP norises vietā, šie ceļa izdevumi netiek segti).

Attaisnotie uzturēšanās izdevumi ir šādi:

  • pirmajā IP norises vietā: tiek segti visiem, izņemot tos dalībniekus, kuru augstskola atrodas pirmajā IP norises vietā;
  • otrajā IP norises vietā: tiek segti visiem, izņemot tos dalībniekus, kuru augstskola atrodas otrajā IP norises vietā.

10. Vai IP var notikt vienlaicīgi dažādās vietās (multi campus pieeja ar e-studijām/virtuālo dimensiju)?

IP mērķis ir individuālā mobilitāte. Saskaņā ar mobilitātes definīciju (lūdzam skatīt Juridiskā pamata (Legal Base) 2.panta 15.punktu – Parlamenta un Padomes 2006.gada 15.novembra lēmumu 1720/2006/EC – 2006.gada 24.novembra OJ L 327) mobilitāte nozīmē laika perioda pavadīšanu citā dalībvalstī studiju nolūkā. Viens no IP mērķiem ir apvienot cilvēkus vienotā studiju telpā (skatīt IP definīciju MP Vadlīnijās pieteicējiem). Dažādas vienlaicīgas norises vietas vienai IP neatbilst IP pamatprasībām.

11. Vai IP dalībniekiem – studentiem – obligāti jāpiešķir kredītpunkti (ECTS)?

Ieteicams piešķirt kredītpunktus (ECTS) IP dalībniekiem – studentiem, bet tas nav obligāti jādara. IP projektu pieteikumi par šo aspektu iegūst punktus kvalitātes vērtējumā. Par atzīšanas jautājumiem augstskolām – IP partnerēm – savstarpēji jāvienojas. Dalībniekiem no dažādām augstskolām viņu augstskolas var piešķirt dažādu kredītpunktu skaitu, jo tas tiek darīts saskaņā ar attiecīgās valsts/ iestādes atzīšanas noteikumiem. Informācijai par kredītpunktiem un atzīšanu katrā partneraugstskolā jābūt iekļautai pieteikumā.

12. Vai atjaunotam IP projektam var pieprasīt lielāku budžetu par iepriekšējā gadā (iepriekšējos gados) piešķirto?
 
IP pieteicējs var prasīt atšķirīgu budžetu no tā, kādu piešķīra iepriekšējā pieteikšanās kārtā (iepriekšējās pieteikšanās kārtās). Budžets sastāv no vienreizējā maksājuma (lump sum) organizēšanas izdevumiem, no maksājuma uzturēšanās izdevumiem un ceļa izdevumiem. Atjaunotā pieteikuma saturam jāsaskan ar iepriekšējā gada (iepriekšējo gadu) pieteikuma saturu.

13. Cik liela brīvība ir projekta pieteicējam, izvēloties atjaunotā projekta tēmu?

Jauna tēma noteikti ietekmēs IP saturu un programmu, tāpēc šāda izvēle nav atzīstama par pareizu. Tomēr šo pieteikumu var iesniegt kā jaunu IP.

14. Vai atjaunotā IP projektā ir iespējams mainīt nosaukumu?

IP projektam jāsaglabā līdzšinējais nosaukums (lai izvairītos no pārpratumiem), tomēr, ja tas patiešām ir atjaunots pieteikums un ir skaidrs, ka saturs un programma nav mainījušies, izmaiņas var tikt atzītas, ja pieteicējs tās ir pienācīgi pamatojis.

15. Vai ir iespējams mainīt IP ilgumu?

Pieteikumus vērtē neatkarīgi citu no cita, bet, ja saturs un programma ir līdzīgi, ilgums var katru gadu būt cits. Pieteicējam ilguma maiņa jāpamato jaunajā pieteikumā.

16. Vai ir iespējams vienu gadu izlaist un pieteikties uz atjaunotu projektu vienu gadu vēlāk?

Iesniedzot atjaunotu projektu, pārtraukums nav iespējams.

17. Vai ir iespējams noraidīt atjaunotu projekta pieteikumu?

Ja pieteikums neatbilst atbilstības kritērijiem vai arī ja ir skaidrs, ka projekta kavalitāte nav laba, atjaunoto projektu var noraidīt.

18. Vai atjaunotā projekta pieteikumā ir iespējams mainīt koordinējošo augstskolu? Kā vērtē atjaunotos pieteikumus, kas tiek iesniegti kā jauni IP dažādās NA?

Atbilstoši pamatnoteikumam koordinējošā augstskola paliek tā pati. Tomēr, ja pastāv attiecīgs pamatojums, koordinējošo augstskolu iespējams mainīt. Koordinējošai augstskolai projekts jāiesniedz tajā pašā NA, kur to darīja sākotnējais koordinators, ar nosacījumu, ka projekts ir tas pats.

Ja IP koordinēšanu uzņemas citas valsts augstskola, IP projekts jāiesniedz jaunā koordinatora NA. Šajā gadījumā pieteikuma veidlapa jāaizpilda no jauna kā visiem jauniem IP projektu pieteikumiem. Pieteikumu vērtēs tāpat kā pārējos jaunos pieteikumus, kurus būs saņēmusi tā NA. Šim projekta pieteikumam atlasē nebūs lielāku izredžu saņemt finansējumu kā citiem jaunajiem IP projektu pieteikumiem.

Sākot ar 2010.gada pieteikumu iesniegšanas kārtu, IP projekta pieteicējam pieteikumā jānorāda, vai tam finansējumu kopš 2007.gada piešķīrušas citas aģentūras (tā pati vai ļoti līdzīga tēma un/vai tā pati vai ļoti līdzīga partnerība). Kopīgais finansēšanas ilgums tai pašai vai ļoti līdzīgai IP nevar pārsniegt 3 gadus neatkarīgi no IP finansējušo NA skaita.

19. Vai ir iespējams mainīt partneru – augstskolu – skaitu atjaunotā projektā?

Atbilstoši pamatnoteikumam partneriem jābūt tiem pašiem. Tomēr ir iespējams izdarīt nelielas izmaiņas partneru sastāvā gan otrā, gan trešā gada projektā, ja šīs izmaiņas ir labi pamatotas un neietekmē IP kvalitāti negatīvi.

20. Vai ir iespējams pieprasīt IP finansējumu jau eksistējošai programmai, kas ir daļa no regulārās studiju programmas?

Inovatīvais elements ir ļoti svarīgs, atlasot finansējamos IP projektus. IP projektam jāsniedz kaut kas būtiski jauns iesaistīto mācībspēku un studentu mācību iespēju, prasmju attīstības, informācijas pieejamības u.c. ziņā – visā, kas nav iespējams katrā atsevišķā augstskolā. Programmas, kas jau eksistē katrā atsevišķā augstskolā, neatbilst šiem kritērijiem.

Tomēr IP, kas ir daļa no integrētas studiju programmas, pēc kuras apguves students iegūst dubultgrādu vai kopīgu grādu (izņemot Erasmus Mundus maģistrantūras kursus), var piešķirt finansējumu. MP finansējuma ilgums nevar pārsniegt 3 gadus.

21. Cik lielā mērā jaunam IP projektam jāatšķiras no iepriekšējā? Kā iespējams novērtēt, vai IP projektā ir inovatīvi elementi?

Jauna IP nevar būt tāda pati kā iepriekšējā. Kopīgais finansēšanas ilgums tai pašai vai ļoti līdzīgai IP nevar pārsniegt 3 gadus. Sākot ar 2010.akadēmiskā gada pieteikšanās kārtu, projekta pieteicējs pieteikuma veidlapā tiek lūgts sniegt informāciju par iepriekšējiem līdzīgiem projektiem.

22. Kādas izmaksas sedz piešķirtais finansējums?

Kā rakstīts NA rokasgrāmatā, ir trīs attaisnojamo izmaksu veidi, kuras var segt no IP finansējuma:

  • vienreizējais maksājums (lump sum) organizatoriskiem izdevumiem, kas rodas, gatavojot IP, to īstenojot un veicot papildu pasākumus pēc IP beigām. Šis finansējums ir vienāds visām IP, kas tiek organizētas valstī;
  • vienotas likmes finansējums (flat rate), kura noteikšanā izmanto vienības izmaksu skalas un kurš paredzēts uzturēšanās izdevumiem. Koordinējošās augstskolas mācībspēki un studenti nevar saņemt pabalstu uzturēšanās izdevumiem, ja IP notiek pilsētā, kurā atrodas koordinējošā augstskola. Tāpat mācībspēki un studenti no partneraugstskolas nevar saņemt pabalstu uzturēšanās izdevumiem, ja IP notiek pilsētā, kurā atrodas partneraugstskola. Vienīgi uzturēšanās izdevumus, augstākais, 60 studentiem un, augstākais, 20 mācībspēkiem var uzskatīt par attaisnotiem.
  • Studentu un akadēmiskā personāla ceļa izdevumi. Ceļa izdevumu segšana mācībspēkiem un studentiem no koordinējošās augstskolas nav iespējama, ja IP notiek pilsētā, kurā atrodas koordinējošā augstskola. Tāpat partneraugstskolas mācībspēku un studentu ceļa izdevumu segšana nav iespējama, ja IP notiek pilsētā, kurā partneraugstskola atrodas. Noteikumiem atbilstošajam studentu skaitam, kuri iebrauc no citām valstīm tajā valstī, kurā atrodas IP organizējošā augstskola, jābūt vismaz 10. Minimālais mācībspēku skaits nav noteikts, bet mācībspēku un studentu attiecībai jānodrošina aktīva dalībnieku aktivitāte studiju telpā. Augstākais, 60 studentu un, augstākais, 20 mācībspēku ceļa izdevumus var uzskatīt par attaisnotiem izdevumiem. Ceļa izdevumi jāatlīdzina, pamatojoties uz reālajiem izdevumiem (ieskaitot izmaksas par iebraukšanas/izbraukšanas vīzām).

23. Kā aprēķina piešķiramos finanšu līdzekļus?

NA aprēķina piešķiramos finanšu līdzekļus, pamatojoties uz finansiālajiem noteikumiem (skatīt finansējuma līguma III.2.apakšpunktu):

  • finansējumu IP organizēšanai un īstenošanai piešķir kā vienreizēju maksājumu (lump sum), pamatojoties uz apliecinājumu par atbilstoša Erasmus studentu un mācībspēku skaita piedalīšanos programmā;
  • finansējumu ceļa izmaksām (ieskaitot iebraukšanas/izbraukšanas vīzas un izņemot ceļojuma apdrošināšanas un darījuma atteikšanas izmaksas, kuras paredzēts iekļaut uzturēšanās izmaksās) nosaka, pamatojoties uz faktiskajiem izdevumiem un papildu dokumentiem, kas aprakstīti IV.2.apakšpunktā;
  • fiannsējumu uzturēšanās izdevumiem nosaka kā vienotas likmes finansējumu (flat-rate), kas pamatojas uz dienu/nedēļu skaita reizinājumu ar fiksētu dienas/nedēļas summu EUR un uz ceļojuma dokumentu datumu pārbaudi;
  • sākot ar 2010.gada pieteikumu konkursa sludinājumu, mācībspēku uzturēšanās izdevumi jārēķina saskaņā ar maksimālajām normām, kas norādītas MP Vadlīnijās pieteicējiem, I daļā, 4.C nodaļā (tas nozīmē, ka izmaiņu salīdzinājumā ar iepriekšējo gadu nav). Studentiem – IP dalībniekiem – uzturēšanās izdevumi jārēķina, pamatojoties uz maksimālajām normām, kas dotas 1.b tabulā.

Piemēram: IP ilgums ir 12 dienas, un uzņēmēja valsts ir Beļģija. Maksimālā mēneša norma Beļģijai ir 640 EUR. Šis skaitlis jādala ar 30 un jāreizina ar 12. Iegūst maksimālo summu 256 EUR, ko saņem studenti, kas ieradušies uzņēmējvalstī Beļģijā uz 12 dienām.

24. Vai ceļa izdevumus var aprēķināt arī īsam izbraukumam, kas saistīts ar IP tēmu?

Īss izbraukums (parasti 1 diena) var būt IP darba programmas daļa. IP norises vieta nemainās, tāpēc ceļa izdevumus par šādiem īsiem izbraukumiem nevar rēķināt. Ceļa izdevumi attiecas uz ceļu līdz IP norises vietai (vietām) un atpakaļ (skatīt arī 9.punktu).

25. Vai finansējuma saņēmējam jāpierāda, kā izmantoti IP organizēšanā ieguldītie finanšu līdzekļi?

Līdzekļus IP organizēšanai piešķir kā vienreizēju maksājumu. Saskaņā ar IP finansējuma līgumu saņēmējam jāspēj pierādīt, ka IP ir notikusi (skatīt IP finansējuma līguma IV.2 apakšpunktu).

26. Kādas normas jāpiemēro organizēšanas izdevumiem un dzīvošanas izdevumiem, un uzturēšanās izdevumiem, ja IP koordinē augstskola vienā valstī, bet IP notiek citā valstī?

Ja IP notiek citā vietā, nevis IP koordinatora valstī:

  • piemēro koordinatora valstij noteiktās organizēšanas izdevumu normas;
  • piemēro uzturēšanās izdevumu normas, kas noteiktas valstij, kurā IP notiek.

27. Ko nozīmē „nedēļa”?

2007. un 2008.gada pieteikumu konkursa sludinājumā:
5 darba dienas uzskatīja par vienu nedēļu, un 10 darba dienas – par divām nedēļām (divas reizes pa nedēļas normai). Aprēķinot uzturēšanās izdevumus, atbilstoši pamatnoteikumiem kā minimumu piemēroja divu nedēļu, t.i., minimālā IP ilguma normu.

Sākot ar 2009.gada pieteikumu konkursa sludinājumu (skatīt MP Vadlīnijas pieteicējiem 2009, 2010):
Par nedēļu uzskata 7 pilnas dienas pēc kārtas, ieskaitot ceļošanas dienu. IP jānotiek bez pārtraukuma, un ar IP tēmu saistītās darba  dienas var pārtraukt vienīgi sestdiena un svētdiena. Uzturēšanās izdevumus var aprēķināt arī sestdienai un svētdienai neatkarīgi no tā, vai šajās dienās notiek ar IP tēmu saistītas aktivitātes, vai nenotiek. Ja sestdienā un svētdienā nenotiek ar IP tēmu saistītas aktivitātes, šīs dienas neieskaita IP minimālā ilguma dienu skaitā.
 
28. Cik garai jābūt darba dienai?

Katras dienas plānā/darba programmā jābūt norādītam aktivitāšu ilgumam, un vērtētājam jāpārbauda, vai plāns ir reāls. Ar IP tēmu saistītām aktivitātēm ir jābūt 6–8 stundas dienā. Ja stundu skaits ir mazāks, tad tā skaitās tikai puse dienas.

Jāievēro minimālais IP ilgums (vismaz 10 ar IP tēmu saistītas darba dienas pēc kārtas).

29. Vai ir pieļaujami ceļa un uzturēšanās izdevumi studentiem un personālam no partneraugstskolas, kura atrodas tajā pašā valstī, kurā notiek IP?

Ja IP norises vieta neatrodas tādā attālumā no vienas partneraugstskolas atrašanās vietas, lai visu augstskolu studenti un mācībspēki tur varētu nokļūt pieņemamā laikā un par pieņemamiem līdzekļiem, uzturēšanās izdevumus un ceļa izdevumus šo augstskolu dalībniekiem var atlīdzināt (skatīt 22.jautājumu).

30. Vai augstskolas koordinators var atlīdzināt ceļa izdevumus partneraugstskolai, nevis studentiem un mācībspēkiem?
Ja var, vai atlīdzināšanas dokumenti var būt partneraugstskolas rēķini/čeki par ceļa izdevumu kopējo summu kopā ar katra dalībnieka ceļa izdevumu rēķiniem un iekāpšanas taloniem?

IP koordinators var atlīdzināt ceļa izdevumus arī partneraugstskolai, nevis ceļu veikušajiem studentiem un mācībspēkiem. IP koordinatoram jānodrošina ceļa izdevumiem paredzēto finanšu līdzekļu izmaksa dalībniekiem. Vislabākais variants – IP organizējošā augstskola noorganizē IP dalībniekiem dzīvošanu un/vai ēdināšanu. Finansējums, kas saņemts uzturēšanās izdevumu segšanai un ceļa izdevumu segšanai, noteikti jāizmanto šiem mērķiem, un tas jādara caurskatāmā veidā. Ceļa izdevumu atlīdzināšanai partneraugstskola var sagatavot vienu rēķinu IP koordinatoram, bet jābūt skaidri redzamam, kā šai rēķinā aprēķināta kopsumma. Tā nekad nedrīkst būt augstāka par reālajiem dalībnieku ceļa izdevumiem (jāpārbauda oriģinālie rēķini un iekāpšanas taloni).    
IP partneraugstskolām savstarpēji jāvienojas par šādu norēķināšanās kārtību.

31. No kura maksājumu veida var segt uzņemošās augstskolas studentu izdevumus?

Visi uzņemošās augstskolas studentu ar piedalīšanos IP saistītie izdevumi jāsedz no organizēšanas izdevumiem pardzētās naudas vai arī jāuzskata par organizējošās augstskolas ieguldījumu no saviem līdzekļiem (skatīt arī 22.jautājumu par dažādām IP norises vietām).

32. Vai kultūras programmas izdevumi ir daļa no organizēšanas izdevumiem?

Jā, izdevumi par kultūras programmu jāsedz no organizēšanas izdevumiem paredzētajiem līdzekļiem.

33. Vai ir iespējams iekļaut partneraugstskolas no valstīm, kuras nav MP dalībvalstis?

Jā, bet viņu izmaksas nevar uzskatīt par attaisnotajām izmaksām, un viņi nav uzskatāmi par dalībniekiem, kā to nosaka atbilstības noteikumi par dalībnieku skaitu.

34. Vai ir atļauts atlīdzināt ceļa izdevumus no valsts ārpus ES, ja ceļojošie mācībspēki/ studentu ir no MP dalībvalsts?

Ceļa izdevumi ārpus MP valstīm nav atļauti, izņēmums ir vienīgi tad, ja NA rakstiski devusi savu piekrišanu, pamatojoties uz izņēmuma procedūru, kas aprakstīta NA rokasgrāmatā, 2.5.sadaļā.

35. Kurā brīdī koordinators samaksā partneriem ceļa izdevumus un uzturēšanās izdevumus? Vai ir jāgaida, līdz IP tiek izvērtēta un gala maksājums saņemts, vai arī var maksāt pakāpeniski gada laikā?

IP koordinatoram jāvienojas ar partneriem par finanšu līdzekļu sadalīšanu. Ieteicams samaksāt naudu studentiem pirms IP norises. Visi maksājumi jāveic pirms gala atskaites, jo tiem jābūt dokumentētiem gala atskaitē.

36. Kādus grozījumus var veikt, tikai rakstiski informējot NA, bet neveicot izmaiņas finansējuma līgumā?

  • kontaktinformācijas maiņa (piem., saņēmēja adreses, telefona numura, faksa un/vai e-pasta adreses maiņa, Erasmus kontaktpersonas maiņa u.c.);
  • projekta koordinatora maiņa koordinējošās augstskolas robežās;
  • budžeta izdevumu pārcelšana starp ceļa izdevumu sadaļu un uzturēšanās izdevumu sadaļu, kas nepārsniedz 10%.

Ja mainījies likumiskais pārstāvis, saņēmējam jāinformē NA par izmaiņām rakstiski, savukārt NA tās rakstiski jāapstiprina.

37. Kādiem grozījumiem ir nepieciešams papildu līgums, ko paraksta abas līgumslēdzējas puses?

  • koordinējošās iestādes maiņa tajā pašā valstī;
  • partneru maiņa – radušies papildu partneri vai kāds partneris vairs nepiedalās;
  • būtiskas izmaiņas dienas plānā/darba programmā;
  • bankas rekvizītu maiņa.

Saņēmējam  jāiesniedz NA oficiāls lūgums ļaut izdarīt šīs izmaiņas tādā veidā, kādu prasa NA.

Apstiprinājums izdarīt grozījumus nav automātisks, un saņēmējam jācenšas pēc iespējas mazāk vērsties pie NA ar lūgumu izdarīt grozījumus finansējuma līgumā tā darbības laikā. Finansējuma saņēmējiem jābūt drošiem, ka katrs lūgums izdarīt grozījumus ir pilnīgi pamatots ar NA prasītajiem dokumentiem. Ja šādu pamatojuma dokumentu trūkst, process var krietni aizkavēties un lūgums izdarīt grozījumus finansējuma līgumā var tikt noraidīts. Ja NA lūgumu izdarīt grozījumus finansējuma līgumā atbalsta, papildu līgumu paraksta abas līgumslēdzējas puses.

38. Vai ir iespējams mainīt koordinējošo augstskolu IP atbilstības periodā?

Atbilstoši pamatnoteikumam nav iespējams mainīt koordinējošo augstskolu finansējuma līguma darbības laikā. Vienīgais izņēmums pieļaujams tad, ja jaunā koordinējošā augstskola atrodas tajā pašā valstī, kur sākotnējā koordinējošā augstskola. Šādā gadījumā ar oficiālu lūgumu jāvēršas NA un, ja NA lūgumu atbalsta, abām līgumslēdzējām pusēm jāparaksta papildu līgums.

39. Vai ir iespējams mainīt personu – projekta koordinatoru –  IP atbilstības periodā?

Jā, ja šīs izmaiņas neietekmē IP. Finansējuma saņēmējam jāinformē NA par šīm izmaiņām rakstiski, NA tās rakstiski jāapstiprina.

40. Vai drīkst mainīt IP pieteikuma veidlapā norādīto IP norises vietu un datumu (datumus)?

Pamatnoteikums – IP projektam jānorisinās tajā vietā (vietās) un tajā datumā (datumos), kas norādīts iesniegtajā projekta pieteikuma veidlapā. Finansējuma saņēmējam visos gadījumos jāinformē NA par IP norises vietas (vietu) vai datuma (datumu) maiņu, un šīs izmaiņas skaidri jāpamato gala atskaitē. Vietas maiņa nedrīkst būt par iemeslu nepieciešamā finansējuma pieaugumam. Ja vietas un datuma maiņas dēļ mainījušās aktivitātes, jāiesniedz jauns dienas plāns/darba programma.

41. Vai drīkst mainīt finansējuma līgumā noteikto IP atbilstības periodu?

Maksimālais IP atbilstības periods ir no N gada 1.septembra līdz N+1 gada 31.augustam. Pēdējais IP norises datums var būt pēc N+1 gada 31.augusta, ja sākuma datums ietilpst iepriekš minētajā atbilstības periodā. Maksājumu, kā arī aktivitāšu sākuma un beigu datumi ir norādīti finansējuma līgumā. Biļetes ceļošanai var pirkt pirms IP atbilstības perioda sākuma, bet ceļošanas datumam jābūt iekļautam atbilstības periodā.
Izņēmuma gadījumos NA var atzīt iebraukšanu 1 dienu pirms atbilstības perioda sākuma, ja šis fakts ir dokumentēts kā izņēmuma gadījums un attiecas uz procedūru, kas aprakstīta NA rokasgrāmatā, 2.5 sadaļā.

42. Vai iespējams mainīt partnerus IP atbilstības periodā?

Partneru maiņa nekādā gadījumā nevar būt par iemeslu piešķirtā finansējuma palielināšanai.
Projekts ir ticis apstiprināts, ņemot vērā to partneru sastāvu, kādu projekta pieteicējs norādījis pieteikuma veidlapā. Tāpēc nepieciešams NA nosūtīt oficiālu lūgumu ļaut izdarīt izmaiņas partneru sastāvā. Lūdzu, atcerieties, ka jāiesniedz arī jauns dienas plāns/darba programma, ja partneru maiņas dēļ tiek mainītas aktivitātes. Ja NA lūgumu atbalsta, abām pusēm jāparaksta papildu līgums.
Ja partneris projektu pamet tā atbilstības periodā, šī partnera ar projektu saistītie izdevumi uzskatāmi par attaisnotiem ar nosacījumu, ka tie attiecas uz aktivitātes periodu pirms partnera aiziešanas un koordinators spēj sagādāt atbilstošus pamatojošus dokumentus.

43. Vai var izdarīt izmaiņas dienas plānā/darba programmā?

Finansējuma saņēmējam rakstiski jālūdz NA ļaut izdarīt jebkuras izmaiņas dienas darba plānā/darba programmā. Lūgumā jābūt izceltām izmaiņām, kādas paredzētas jaunajā dienas plānā/darba programmā, salīdzinājumā ar sākotnējo. NA jāizlemj, vai šīs izmaiņas ir atbalstāmas. Ja lūgtās izmaiņas ir būtiskas, abām pusēm jāparaksta papildu līgums. Ja izmaiņas būtiski neietekmēs IP īstenošanu, pietiek ar NA parakstītu oficiālu vēstuli.

44. Vai studenti drīkst palikt IP norises vietā īsāku laiku, nevis visu IP norises periodu?

Pamatnoteikums – studentiem jāpaliek IP norises vietā visu IP norises periodu. Ir iespējami gadījumi, kad studentam ir pamatots iemesls pamest IP agrāk vai ierasties vēlāk, taču šādi gadījumi uzskatāmi par izņēmumu. Tādi gadījumi ir jāpamato gala atskaitē, un uzturēšanās izdevumi par dienu (dienām), kurā students nepiedalījās IP, nav piešķirami.

45. Vai studentu sastāvs (pēc valstu piederības) var atšķirties no tā, kas norādīts projekta pieteikuma veidlapā?

Jā, tas, cik studentu ierodas no katras valsts, IP norisē var atšķirties no tā, ko projekta pieteicējs norādījis IP projekta pieteikuma veidlapā. Gala atskaitē jānorāda dalībnieku sastāvs pa valstīm. Organizētājiem jāpārliecinās, ka ievēroti visi atbilstības noteikumi par studentu skaitu, kas piedalās IP (to studentu skaitam, kas ierodas no citas valsts valstī, kurā notiek IP, jābūt 10 vai lielākam).

46. Vai iespējams mainīt studentu un mācībspēku skaitu IP (piem., samazināt mācībspēku skaitu un palielināt studentu skaitu)?

Tas atkarīgs no projekta dzīves cikla posma. Pamatnoteikums – to studentu skaitam, kas ierodas no citas valsts valstī, kurā notiek IP, ir jābūt 10 vai lielākam. Otrs pamatnoteikums – uzturēšanās izdevumi un ceļa izdevumi ir attiecināmi izdevumi, augstākais, 60 studentiem un, augstākais, 20 mācībspēkiem. Ja skaits paliek šajās robežās, galīgais studentu un mācībspēku skaits var atšķirties no tā, kāds bijis projekta dzīves cikla pieteikšanās posmā, taču jāievēro saprātīgs studentu un mācībspēku līdzsvars. Finasējuma saņēmējam par izmaiņām jāziņo gala atskaitē.

47. Vai var piedalīties papildu studenti, ja ir brīvas vietas kopumā atļautajā skaitā?

Uzturēšanās izdevumi un ceļa izdevumi ir atļauti vienīgi, augstākais, 60 studentiem un, augstākais, 20 mācībspēkiem. Ja ir mazāk nekā 20 mācībspēki, bet vairāk nekā 60 studenti, kas ir maksimālais studentu skaits, kam var tikt piešķirts ES finansējums, studentu skaits, kas pārsniedz 60, nevar saņemt ES finansējumu. (Piemērs: ir 70 studenti un 15 mācībspēki – šajā gadījumā atļauti ir uzturēšanās izdevumi 60 studentiem un 15 mācībspēkiem).

48. Vai var izdarīt izmaiņas bankas rekvizītos?

Finansējuma saņēmējam oficiāli jāvēršas NA ar lūgumu izdarīt grozījumus finansējuma līgumā, ja ir paredzētas kādas izmaiņas bankas rekvizītos. Ja NA lūgumu atbalsta, abām līgumslēdzējām pusēm jāparaksta papildu līgums.

49. Vai ir iespējams mainīt budžeta atsevišķās sadaļas (organizēšanas izdevumi, ceļa izdevumi, uzturēšanās izdevumi), izdarot grozījumus līgumā?

Sākot ar 2009./2010.akadēmisko gadu, finansējuma saņēmējs, īstenojot aktivitāti,  var koriģēt sastādīto budžetu, pārceļot līdzekļus starp budžeta uzturēšanās izdevumu sadaļu un ceļa izdevumu sadaļu ar nosacījumu, ka šis izdevumu koriģējums neietekmē aktivitātes īstenošanu un pārcelšana starp budžeta sadaļām nepārsniedz 10% no tās budžeta sadaļas kopsummas, uz kuru tiek pārcelts. Piem., ja finansējuma līgumā ir rakstīts € 15.000 ceļa izdevumiem un € 10.000 uzturēšanās izdevumiem un finansējuma saņēmējs vēlas pārcelt summu no ceļa izdevumiem uz uzturēšanās izdevumiem, tad maksimālais iespējamais pārcēlums ir € 1.000, jo budžeta pārcēlums starp tā sadaļām nevar pārsniegt 10%. Pārcelšana uz organizēšanas izdevumiem nav iespējama. Finansējuma saņēmējam rakstiski jāinformē NA par šo darbību.

50. Līdz kuram datumam koordinators drīkst veikt maksājumus IP ietvaros?

Visi ar IP saistītie darbi ir jāpadara līguma darbības periodā, t.i. 2011. gada projektiem līdz 2012.gada 31.augustam, 2012. gada projektiem līdz 2013. gada 31. augustam. Maksājumus par šiem darbiem drīkst veikt līdz gala atskaites iesniegšanai. Pēc gala atskaites vairs nedrīkst veikt nekādus maksājumus.

51. Vai IP gala produkts drīkst būt gatavs pēc līguma darbības perioda beigām un vai par to drīkst maksāt avansā? (Piemēram, projekta kopsavilkums – grāmata.)

Nē, visiem IP gala produktiem jābūt gataviem, iesniedzot gala atskaiti. Nav pieļaujams, ja gala atskaites iesniegšanas brīdī ir samaksāts avanss, bet paša produkta vēl nav. Šādi izdevumi netiek attiecināti.

52. Kā rīkoties gadījumā, ja IP dalībnieks attaisnojoša iemesla dēļ atceļ savu dalību, taču tam jau ir apmaksāti ceļa izdevumi?

Ja ir radusies šāda situācija, augstskolai ir jāmēģina atcelt rezervācija un jācenšas atgūt izlietotais finansējums, taču, ja tas nav iespējams, izlietoto finansējumu ir iespējams attiecināt tikai tad, ja no dalībnieka ir saņemti dokumenti, kas apliecina attaisnojošo iemeslu dalības atcelšanai, kā arī augstskolai jāpievieno skaidrojums, kāpēc nebija iespējams atcelt rezervāciju vai atgūt izlietoto finansējumu.

Atsauču dokumenti

Galvenie IP atsauču dokumenti IP MP īstenošanai ir šādi:

  • Eiropas Parlamenta un Padomes 2006.gada 15.novembra lēmums Nr.1720/2006/ECe, ar kuru tika nodibināta aktivitāšu programma mūžizglītības jomā;
  • ikgadējais Mūžizglītības programmas pieteikumu konkursa sludinājums;
  • Mūžizglītības programmas vadlīnijas, kas publicētas MP interneta mājas lapā: http://ec.europa.eu/education/llp/doc848_en.htm 
  • standarta finansējuma līgums Erasmus intensīvajām programmām un tā pielikumi: saņēmēja gala atskaites veidlapa, studenta gala atskaites veidlapa (šie ir NA rokasgrāmatas pielikumi);
  • Intensīvo programmu pieteikuma veidlapa.